📢 Atenção, contribuintes e profissionais de contabilidade! O Ajuste SINIEF nº 2/2025 trouxe mudanças importantes sobre o prazo de guarda dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e). Saiba o que muda para os Fiscos e para você!
📜 O Que Mudou? Padronização do Prazo de Guarda dos XMLs dos DF-e
O Ajuste SINIEF nº 2/2025 estabelece que:
✅ Os Fiscos (RFB, Estados e DF) devem guardar os XMLs dos DF-e por, no mínimo, 132 meses (11 anos).
✅ Após esse período, poderão excluí-los de seus sistemas para liberar espaço, reduzir custos e melhorar a performance dos data centers.
💡 Por Que Essa Mudança?
As bases de dados tributárias no Brasil são gigantescas:
- Mais de 200 bilhões de DF-e emitidos
- Mais de 1 trilhão de itens registrados
- A RFB tem uma das maiores bases de dados da América Latina, sendo que mais de 1/3 são NF-e!
📊 O volume é tão grande que, em alguns casos, um Data Lake demora mais de um mês só para processar os dados dos últimos 30 dias!
❓ E o Contribuinte? Precisa Guardar por 11 Anos?
NÃO! A obrigação do contribuinte é diferente:
📌 Regra Geral (CTN, Art. 173):
- Guardar os documentos fiscais por 5 anos (prazo decadencial para o Fisco constituir créditos tributários).
📌 Exceções:
- Se houver contencioso judicial ou autuação fiscal, o prazo pode ser estendido.
- Empresas com gestão de risco conservadora podem optar por guardar por mais tempo.
⚖️ Base Legal: Código Tributário Nacional (CTN)
Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 anos, contados:
I – do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;
II – da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.
✅ Ou seja: Se o Fisco não pode mais fiscalizar um documento após 5 anos, não faz sentido exigir que o contribuinte o guarde por 11.
🎯 Conclusão: O Que Isso Significa na Prática?
✔️ Para os Fiscos (RFB, Estados, DF): Podem excluir XMLs antigos após 11 anos, reduzindo custos e otimizando sistemas.
✔️ Para os Contribuintes: Mantêm a obrigação de guarda por 5 anos, salvo exceções (processos judiciais, autuações, etc.).
✔️ Gestão Documental: Empresas devem revisar seus prazos de armazenamento para evitar retenção desnecessária de dados.