XML dos DF-e precisam ser guardados por 11 anos? SIM! Mas não pelos contribuintes
Em abril de 2025, foi publicado o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que estabelece a obrigatoriedade de guarda dos arquivos XML dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) por um prazo de 132 meses (11 anos). Mas atenção: essa obrigação é destinada aos fiscos — e não aos contribuintes.
Esse ajuste vem como resposta à necessidade de padronizar o tempo de retenção e expurgo dos arquivos XML nas bases de dados da Receita Federal, dos Estados e do Distrito Federal. O documento define claramente que os órgãos governamentais responsáveis pela fiscalização é que devem armazenar os documentos por esse longo período.
O que está por trás dessa decisão?
A principal motivação é tecnológica e econômica. O volume de dados armazenados é gigantesco. A Receita Federal e os fiscos estaduais acumulam, juntos, centenas de bilhões de DF-e, totalizando mais de um trilhão de itens fiscais.
Imagine isso: as bases de dados são medidas em petabytes (1 petabyte = 1.000 terabytes). Em muitos casos, um Data Lake leva mais de um mês para processar os documentos de apenas 30 dias.
Portanto, o expurgo dos documentos mais antigos — aqueles cuja utilidade fiscal já prescreveu — é essencial para reduzir custos e melhorar o desempenho dos sistemas de dados públicos.
E o contribuinte, deve guardar por quanto tempo?
Essa é a dúvida mais comum. Muitos empresários se perguntam se também precisam manter seus XML por 11 anos. A resposta é não, conforme previsto no Código Tributário Nacional (CTN).
De acordo com o artigo 173 do CTN, a regra geral é que a Fazenda Pública tem cinco anos para constituir o crédito tributário:
Art. 173, I – O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.
Ou seja, o contribuinte deve guardar os documentos fiscais por, no mínimo, cinco anos.
Há exceções ao prazo de cinco anos?
Sim. Em situações específicas, como autuações fiscais, contenciosos judiciais ou estratégias internas de gestão de risco, pode ser recomendável — ou até necessário — manter os DF-e por mais tempo.
Exemplos:
- Processos judiciais ainda em curso;
- Empresas com alto risco fiscal ou sob fiscalização;
- Casos em que os documentos fiscais são usados como prova em litígios.
Por que a obrigação de 11 anos não se aplica ao contribuinte?
A lógica é simples: o Fisco não pode exigir do contribuinte a guarda de um documento fiscal que ele próprio não poderá mais utilizar para fins de fiscalização após o prazo de cinco anos.
Na prática, exigir que uma empresa mantenha documentos por 11 anos seria oneroso e ineficaz, já que, juridicamente, não haveria mais o que se fazer com tais documentos após a extinção do direito da Fazenda de lançar tributos.
Conclusão
O novo Ajuste SINIEF nº 2/2025 é claro: o prazo de 11 anos para guarda dos XML aplica-se aos entes públicos, como Receita Federal e Secretarias Estaduais da Fazenda.
Já os contribuintes devem seguir o prazo previsto na legislação tributária vigente, que é, como regra geral, cinco anos, salvo exceções estratégicas e legais que justifiquem uma guarda prolongada.
Entender essa diferença é essencial para garantir conformidade tributária, evitar gastos desnecessários com armazenamento e manter a gestão fiscal eficiente.